Nämä ovat pinnalla nyt – Tutustu tämän hetken tapahtumatrendeihin

Tapahtumien merkitys markkinoinnissa on lyömätön – jättäväthän ne kokemuksellisen muistijäljen osallistujiinsa. Olipa kyse henkilöstöjuhlista tai asiakastilaisuudesta, on osallistujakokemukseen syytä paneutua perusteellisesti. Tämän hetken vaikuttavimmat tapahtumat ovat räätälöityjä ja merkityksellisiä, ja niiden toteutuksessa on usein hyödynnetty tekoälyä, kertoo Lataamon vastaava tuottaja ja tuotantopäällikkö Sofia Jokinen.

Oli aika, jolloin riittävä päätavoite tapahtumalle oli, että suuri massa viihtyy. Nyt yksilön kokemukseen panostetaan aiempaa enemmän, olipa kyse henkilöstölle tai asiakkaille järjestettävästä tapahtumasta.

Samalla kustannustehokkuutta viilataan ketteröittämällä tuotantoa ja rikastamalla tapahtuman ohjelmasisältöjä tekoälyn avulla. Tapahtumien konsepteja ja osallistujakokemusta pyritään syventämään merkityksellisyyden keinoin, jotta mikään toteutus ei olisi pelkkää pintaa.

– Samat tapahtumien trendit näkyvät kautta Euroopan, kertoo Lataamon vastaava tuottaja ja tuotantopäällikkö Sofia Jokinen, joka osallistui kansainvälisen markkinointitoimistoverkosto 27Namesin kokoontumiseen aiemmin tänä vuonna yhdessä tapahtuma-alan johtavien yritysten kanssa.

1. AI – Tekoäly rikastaa sisältöjä ja ketteröittää tuotantoa

Kiehtova tekoäly on läsnä jokaisessa konseptissa ja asiakkaiden antamissa briiffeissä tällä hetkellä. Sen määrättömät mahdollisuudet kiehtovat ja niiden hyödyntämisen keinoja kokeillaan rohkeasti.

Tekoäly on työkalu sekä tuotannon tehostamiseen että tapahtumien ohjelmasisällön rikastamiseen. 

– Tapahtumiin halutaan aina jotain uutta. Tekoälyä voidaan käyttää paitsi visuaalisen ja kirjallisen sisällön tuotantoon, niin myös tuoda se osaksi tapahtumakokemusta esimerkiksi yksilön osallistujakokemusta helpottamalla: voimme esimerkiksi tulkata vieraskielisen esiintymisen yleisölle tapahtumahetkellä, selventää Sofia Jokinen.

Lataamon tuotannoissa tekoälyä on hyödynnetty paitsi ennakkotuotannon työvaiheiden nopeuttamisessa, myös osana tapahtumasisältöjä, kuten Sanoma Executive Forum -tapahtumassa, jossa AI äänitti kaikkien pöytäseurueiden keskustelut ja loi niistä kirjalliset yhteenvedot. Näin seurueiden moderaattorit pystyivät osallistumaan vapaasti keskusteluihin pöytäkirjan kirjoittamisen sijaan ja nostamaan helposti jokaisen seurueen keskustelunaiheet yleiseen keskusteluun.

Lataamo otti jättiläisen loikan tekoälyn hyödyntämiseen tapahtumissa, kun ostimme tekoälypioneeri Unien liiketoiminnan lokakuussa 2024. Liiketoimintakaupan myötä Lataamolla voidaan luoda ennenkokemattomia toteutuksia.

2. PERSONOINTI huomioi yksilön

Pienryhmien ja yksilöiden osallistujakokemukseen kiinnitetään aiempaa enemmän huomiota. Yksilöllisyys huomioidaan mahdollisuuksien mukaan kautta tapahtuman, aina ennakkomarkkinoinnista jälkimarkkinointiin.

– Räätälöinti vie kohtaamiset uudelle tasolle, ja se näkyy tapahtumien trendeissä myös kansainvälisesti. Eri ryhmät tiedostetaan ja jos mennään todella syvälle, niin ryhmien yksilöt huomioidaan henkilökohtaisesti. Tapahtumissa tämä näkyy esimerkiksi siinä, että henkilökunta on koulutettu tunnistamaan tapahtuman osallistujat ja he voivat näin palvella osallistujaa esimerkiksi huomioimalla häntä henkilökohtaisesti nimellään, kuvailee vastaava tuottaja Sofia Jokinen.

Kaiken tavoitteena on tarjota osallistujalle unohtumaton tapahtumakokemus – jättää tunnemuistojälki.

Personointia voidaan hyödyntää helposti esimerkiksi tapahtumaviestinnässä aina kutsuprosessista jälkiviestintään. Henkilökohtainen huomiointi tehostaa tapahtumaviestintää ja saattaa parantaa tapahtuman osallistujamäärää, jos kyseessä on esimerkiksi suuren yrityksen henkilöstötapahtuma tai asiakastilaisuus.

Yksilön tapahtumakokemus on tärkeä huomioida kaikkien osallistujaryhmien osalta: esimerkiksi sisääntulon tulisi olla yhtä lailla näyttävä niin pääsisäänkäynnin portaikossa kuin esteettömillä sisäänkäynneilläkin.

Lataamon tuotannoissa personointi näkyy aina ennakkoviestinnästä osallistujamateriaaleihin, kuten jokaiselle osallistujalle henkilökohtaisesti luoduissa osallistujamateriaaleissa – vaikkapa tapahtumien osallistuja-badgeissa.

3. merkityksellisyys tuo syvyyttä tapahtumakokemukseen

Purpose driven experience on tapahtumakentän huulilla ympäri Euroopan. Merkityksellisyys kaikessa tekemisessä on tärkeää ja samalla mietitään, miksi tapahtuma tehdään – ja miksi osallistuja haluaa kokea nimenomaan tämän tapahtuman.

Mitä lisäarvoa tapahtuma tuo ja onko tapahtuma linjassa yrityksen arvojen kanssa?

– Ihmiset ja yritykset haluavat olla osa jotain suurempaa, jossa osallistumisella on merkitystä. Tapahtumakonsepteihin tuodaan syvällisempi merkityksellisyyden taso, esimerkiksi hyväntekeväisyys-, taide- tai oppimiskulmalla, Sofia Jokinen summaa ja nostaa esimerkiksi Lataamon Citycenterille toteuttaman Helsinki Beneath -tekoälytaidenäyttelyn.

Tapahtumia ei haluta järjestää vain järjestämisen vuoksi, vaan tapahtuman tulee hohkata yrityksen toimintaa ja arvoja.

– Purpose driven on kokonaisuudessaan sitä, että on intohimoa olla suunnannäyttäjänä omien tapahtumiensa kautta. Tapahtumilla halutaan jättää jälki.

Ja jäädä jokaisen osallistujan mieleen.

Tutustu Lataamon tekoälytuotantoihin AI-sivullamme.

Lue lisää Unien liiketoimintaostosta blogista.

Oletko järjestämässä tapahtumaa? Ole yhteydessä ja luodaan unohtumaton tapahtuma yhdessä: Lauri Hanni +358 40 770 7706, lauri@lataamo.fi.