16.12.2021
Yksinkertaisesta presentaatiotilaisuudesta viihteelliseksi, viimeisen päälle käsikirjoitetuksi sidosryhmätapahtumaksi. Virtuaalitapahtumatuotannoissa lähes kaikki on mahdollista. Onnistunut virtuaalitapahtuma tarvitsee kohderyhmälleen räätälöidyn sisällön, joka vangitsee osallistujan huomion.
Virtuaalitapahtuma on kohtaaminen, jossa haluttu sanoma välitetään osallistujille verkon yli ilman fyysistä kontaktia.
Virtuaalitapahtumia on niin monenlaisia kuin on kohtaamistarpeitakin, ja jaottelun voi aloittaa vaikkapa tapahtumakohderyhmillä: B2B (business to business), B2C (business to clients), B2E (business to employees).
Virtuaalisesti voidaan toteuttaa niin lehdistötilaisuudet, lanseeraukset, henkilöstöjuhlat, yritysstrategian jalkautukset kuin viihteellisemmätkin sidosryhmätapahtumat.
– Virtuaalitapahtuma voi olla hyvin asiakeskeinen. Se voi esimerkiksi koostua yksinomaan presentaatioista, Lataamon tuotantojohtaja Juho Hiidenmaa kertoo.
Vuorovaikutus virtuaalitapahtuman osallistujien ja esiintyjien välillä voidaan mahdollistaa erilaisten viestiväylien kautta: yleisö voi esittää kysymyksiä esiintyjille tai osallistua äänestyksiin, ja osallistumista hyödynnetään virtuaalitapahtuman sisältönä.
– Virtuaalitapahtumassa voi olla viihteellisiä elementtejä keventämässä asiapitoisen tapahtuman sisältöä. Virtuaalitapahtuma voi olla myös hyvinkin aktivoiva: tapahtumalle voidaan rakentaa alusta, jonka kautta osallistujat voivat luoda jatkuvasti tapahtuman sisältöä workshop-mallisesti tai vaikkapa pelillisten elementtien kautta, Hiidenmaa jatkaa.
Toistakymmentä vuotta tapahtumatuotantoja niin teknisellä kuin tuotannollisellakin puolella luonut Juho Hiidenmaa summaa virtuaalitapahtumien mahdollisuuksia:
– Kepeimmillään virtuaalitapahtuma voi olla Teams-kokous tai erillinen virtuaalinen ryhmätyöalusta. Tuotannollisesti suurimmillaan virtuaalitapahtuma voi olla suuren televisio-ohjelmatuotannon kaltainen kokonaisuus tarkkoine käsikirjoituksineen ja viihteellisine elementteineen, Hiidenmaa kertoo.
Virtuaalitapahtuman viesti määrittää toteutustavan – budjetti kokoluokan
Tapahtuman toteutustapa määräytyy viestistä ja siitä muutoksesta, joka halutaan tapahtumalla saavuttaa.
– Virtuaalitapahtuman toteuttaminen lähtee niistä viesteistä, jotka on aikaisemmin välitetty kohdeyleisölle tapahtumallisilla keinoilla. Virtuaalitapahtumassa ne samat tunteet ja viestit ilmennetään valituille kohderyhmille TV-ohjelman keinoin, Hiidenmaa kuvailee.
Kaikki siis lähtee tapahtuman ydinviestistä.
Mikä on se sanoma, joka täytyy jalkauttaa – ja minkä kokoisen budjettiraamin sisällä viesti on tarkoitus saada perille?
– Budjetti määrittelee, kuinka isosta toteutuksesta on kyse, se skaalaa tapahtuman laatutason eri tasoille. Yhdistetään siis käytettävissä oleva raha siihen, millä keinoin voidaan sillä rahalla tehdä mahdollisimman tehokas vaikutus – jotta haluttu viesti saadaan jaettua eteenpäin.
Jos virtuaalitapahtumalle tavoitellaan mahdollisimman laajaa osallistujamäärää, on virtuaalisuudesta sellaista hyötyä, jota ei fyysisellä tapahtumalla saa: osallistuminen onnistuu mistä päin maailmaa tahansa ja kuinka suurella joukolla tahansa. Sitä voitaisiin kutsua myös kustannustehokkuudeksi.
– Virtuaalitapahtumassa osallistujat eivät ole paikkaan sidottuja. Virtuaalisuudella voidaankin tavoittaa paljon laajemmat kohderyhmät kuin he, jotka normaalisti olisivat kutsuttuja tapahtumaan – jossa osallistujille usein kustannetaan myös vaikkapa tarjoiluja, Hiidenmaa sanoo.
Virtuaalisuudella pystytään laajentamaan tapahtuman kohderyhmää paljon suuremmaksi kuin fyysisessä tapahtumassa.
Virtuaalitapahtuma voidaan tallentaa jälkikäyttöä varten. Myös se on etu, joka syntyy automaattisesti virtuaalituotannon myötä.
– Tallenteen keinoilla pystytään vähentämään tapahtuman aikasidonnaisuutta, joka fyysisessä tapahtumassa olisi fyysinen pakko, Juho Hiidenmaa sanoo.
Sisällön käsikirjoitus ja yleisön innostaminen ovat tärkeitä virtuaalitapahtumatuotannossa
Virtuaalitapahtuma toteutuu ilman esiintyjien ja osallistujien fyysistä kohtaamista. Siksi tuotannossa on kiinnitettävä paljon huomiota keinoihin, joilla saadaan innostettua yleisöä pitämään huomionsa virtuaalitapahtumalähetyksessä.
– Fyysisen läsnäolon puute asettaa haasteita virtuaalitapahtuman vangitsevuudelle. Ihmiset eivät ole fyysisesti läsnä ja se täytyy sisäistää tuotantoa tehdessä. Fyysisessä tapahtumassa arvokkaat kohderyhmät osallistuvat tapahtumaan heille toteutetussa fyysisessä ympäristössä. Virtuaalitapahtumassa haaste tuleekin siinä, että vaikka osallistujat ovat kiinni alustassa ja katsovat sitä, niin heillä on todennäköisesti ympäristössään myös muita ärsykkeitä – aivan kuin TV-ohjelmaakin katsoessa, tuotantojohtaja Hiidenmaa sanoo.
Sen takia on tärkeää ymmärtää ne häiriötekijät, joita kohderyhmällä saattaa olla. Ymmärryksen kautta lähdetään rakentamaan ohjelmasisältöä, josta pyritään luomaan niin kiinnostava, että se vangitsee yleisön huomion.
– Virtuaalitapahtumassa käsikirjoittaminen ja sisällön miettiminen kohderyhmälähtöisesti on tärkeää – myös ohjelman rytmi rakentuu sen kautta, Juho Hiidenmaa sanoo.
Tutustu Lataamon virtuaalitapahtumatuotantoihin Työt-sivulla!